Чек-лист для фасилитации встреч
Это набор чек-листов для фасилитаторов, который поможет подготовиться к встрече, провести ее и подвести итоги после нее.
Автор:
usepoint.ru.
Для чего это:
Чек-лист содержит все необходимые шаги для организации и проведения встречи, что поможет вам не упустить ничего важного и провести встречу более продуктивно и с максимальной пользой для всех участников.
Чек-лист: что нужно сделать перед встречей
- Определите цели встречи
- Составьте повестку встречи
Структура повестки часто состоит из блоков:
- Приветствие и разминка
- Вводная часть: цели, правила, регламент
- Основная часть: блоки информации, дискуссии, работа в группах
- Заключительная часть: подведение итогов, рефлексия, следующие шаги - Подготовьте список участников
Убедитесь, что на встречу будут приглашены все, кто должен быть для достижения целей и не будет тех, кто мог бы эту встречу пропустить. - Пригласите участников
Убедитесь, что:
- У участников выбранная дата свободна
- Участники пользуются выбранным инструментом коммуникации (например, читают email-рассылку, а не использует только корпоративный месенджер)
Обеспечьте участников информацией:
- Цели встречи
- Дата и место встречи
- Повестка дня
- Необходимая подготовка
- Контактные данные - Подготовьте материалы
Например, для онлайн-встречи это может быть онлайн-доска с программой и дизайном встречи, а для офлайн - доска/флипчарт, презентация, канцелярские принадлежности, раздаточные материалы. - Проведите техническую подготовку
Проверьте оборудование (компьютер, проектор, микрофоны, интернет) и протестируйте онлайн-платформу для видеовстреч (при необходимости).
Чек-лист: что нужно сделать во время встречи
- Вводная часть
- Поприветствуйте аудиторию
- Представьтесь
- Объясните цели и правил
- Определение ожиданий участников
- Проведите простое упражнение для создания атмосферы доверия и сотрудничества (например, попробуйте совместно вспомнить, что было на прошлой встрече) - Модерирование дискуссии
- Поддерживайте фокус на теме
- Стимулируйте активное участие всех участников
- Соблюдайте регламент
- Фиксируйте решения и договоренности - Работа в группах
- Сформируйте группы из участников
- Распределите роли в группах
- Поставьте задачи
- Обеспечьте необходимыми ресурсами
Контролируйте время - Заключительная часть
Подведение итогов:
- Подтвердите достижение целей
- Обозначьте следующие шаги
- Ответьте на вопросы
Рефлексия:
- Запросите обратную связь от участников
- Оцените эффективность встречи
- Поблагодарите участников
- Попрощайтеся
Чек-лист: что нужно сделать после встречи
- Отправьте результаты:
- Протокол встречи
- Презентации
- Раздаточные материалы
- Перечень следующих шаги
- Перечень договоренностей
- Записи дискуссии (при наличии) - Рефлексия встречи:
- Проанализируйте достижения и проблемы встречи
- Определите точки улучшения
- Запланируйте последующие действия для улучшения
- Проведите ретроспективу (если актуально) - Обновите шаблоны и материалы:
- Дополните свои шаблоны новыми методами и инструментами
- Адаптируйте материалы к конкретным группам и контекстам
- Создайте библиотеки шаблонов и материалов